Contoh pengisian waybill untuk truk. Contoh pengisian formulir waybill untuk truk. Fitur akuntansi dan penyimpanan dokumentasi

Waybill diterbitkan kepada semua pengemudi dan karyawan organisasi lainnya yang menggunakan angkutan barang untuk menjalankan tugas profesionalnya. Dokumen-dokumen ini digunakan untuk merekam:

  • waktu henti;
  • waktu operasi aktif;
  • berlari.

Waybill yang diisi dengan benar akan diberikan kepada pengemudi truk perlindungan selama pemeriksaan oleh petugas polisi lalu lintas. Jika dia tidak memiliki dokumen ini di tangannya, maka dia akan dikeluarkan.

Departemen akuntansi organisasi, berdasarkan waybills, melakukan bahan bakar dan pelumas, setelah itu mengurangi basis pajak untuk sistem atau laba pajak yang disederhanakan. Juga, lembaran ini digunakan dalam perhitungan upah untuk pengemudi. Berdasarkan dokumen-dokumen ini, perusahaan memberi kompensasi kepada pengemudi atas biaya yang mereka keluarkan saat membeli bahan bakar dan pelumas dengan biaya sendiri.

Nuansa desain

Di hampir setiap organisasi komersial, kewajiban untuk menerbitkan dan mencatat waybill ditugaskan akuntan. Dokumen ini harus dikeluarkan untuk satu perjalanan, atau untuk satu hari, di mana mobil berulang kali mengangkut barang.

Dalam hal truk dikirim dalam perjalanan bisnis ke kota atau wilayah lain, waybill dapat diberikan kepada pengemudi untuk jangka waktu tertentu dari 1 sampai 30 hari. Prosedur ini diatur oleh Peraturan Kementerian Perhubungan Federasi Rusia No. 152 tanggal 18 September 2008.

Jika truk tersebut dioperasikan oleh beberapa pengemudi selama hari kerja, maka akuntan harus menuliskan waybill tersendiri untuk setiap karyawan. Segera setelah pendaftaran, dokumen tersebut harus didaftarkan dalam register akuntansi yang relevan. Ini dapat dilakukan baik oleh seorang akuntan atau sekretaris, dan oleh kepala organisasi itu sendiri.

Pada saat yang sama, harus diingat bahwa undang-undang Federal menetapkan periode penyimpanan waybill di arsip organisasi, yaitu 5 tahun sejak saat pelepasan, asalkan selama periode ini pihak berwenang setidaknya sekali melakukan pemeriksaan terhadap subjek kegiatan kewirausahaan.

Dalam hal dikeluarkan dokumen untuk pengangkutan barang khusus atau merupakan konfirmasi beratnya pekerjaan pengemudi, maka harus disimpan selama 75 tahun.

Saat memperoleh gaji untuk seorang pengemudi truk, departemen akuntansi menggunakan formulir waybill 4-P. Formulir ini disetujui oleh Keputusan Komite Statistik Negara Federasi Rusia No. 78 tanggal 28 November 1997. Biasanya, formulir ini diisi saat seorang pengemudi ditugaskan untuk melakukan pekerjaan untuk satu atau dua pelanggan selama satu shift.

Jika seorang karyawan organisasi dibayar upah sesuai urutan kinerja pekerjaan hasil tugas, maka akuntan dapat menggunakannya bentuk 4-C. Terlepas dari kenyataan bahwa bentuk waybill disetujui di tingkat legislatif, dan mencakup perincian yang diperlukan untuk bidang transportasi barang, beberapa organisasi komersial dan pengusaha perorangan dapat secara mandiri mengembangkan bentuk dokumen semacam itu.

Keringanan tersebut diberikan untuk badan usaha yang tidak memiliki pengemudi dan armada kendaraan pribadi di stafnya, yang dirancang untuk melakukan pengangkutan barang. Saat mengembangkan formulir sendiri, mereka harus mempertimbangkan peraturan Undang-Undang Federal No. 129 tanggal 21 November 1996, yang menyatakan bahwa dokumen semacam itu harus berisi semua informasi utama.

Aturan pengisian

Saat mengisi waybill, akuntan atau karyawan lain dari perusahaan yang dipercayakan dengan jumlah pekerjaan ini harus memperhitungkan aturan berikut:

  1. Di bagian atas formulir, kini tidak perlu ada stempel atau stempel pemilik truk.
  2. Tanpa gagal, orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan dokumen tersebut harus menunjukkan pada formulir waktu dan tanggal pemeriksaan kondisi teknis. mobil kendaraan sebelum penerbangan. Di sini dia juga harus menandatangani dan memberi paraf orang yang melakukan pemeriksaan atau spesialis yang diundang.
  3. Merek truk, trailer, jumlah pengemudi, data pribadi mereka, nomor garasi kendaraan ditunjukkan.
  4. Jumlah penerbangan yang akan dilakukan mobil per hari, serta panjang rute yang akan datang, ditentukan.
  5. Pembacaan speedometer yang akurat dimasukkan, yang dicatat hingga mobil meninggalkan armada.
  6. Keseimbangan bahan bakar dan pelumas di tangki mobil ditunjukkan, dan dibuat catatan berapa banyak bahan bakar yang dibutuhkan untuk menyelesaikan perjalanan.
  7. Wajib memberi tanda pada keadaan kesehatan pengemudi yang akan mengemudikan truk. Itu dilakukan oleh karyawan yang melakukan pemeriksaan dan memberikan izin kepada pengemudi untuk melakukan tugas profesional.
  8. Waktu pasti keberangkatan mobil dari armada ditunjukkan, serta waktu pasti kedatangannya di tempat bongkar muat barang, dan kembali ke garasi.
  9. Sedang dilakukan Deskripsi Singkat barang yang diangkut.

Setiap pengemudi di awal shift menerima waybill berupa 4-P atau 4-C di bawah lukisan, yang ditempatkan di tempat khusus . Pada saat yang sama, ia wajib mentransfer formulir dari shift terakhir ke bagian akuntansi. Jika karena alasan tertentu dia tidak lulus, dia tidak akan menerima lembaran baru dan tidak akan dapat mulai menjalankan tugas profesional, karena menurut undang-undang, dia tidak berhak menempuh rute tanpa paket komplit dokumen.

Investigasi harus diperiksa di dalam organisasi, yang tujuannya adalah untuk mengetahui alasan tidak adanya formulir.

Bentuk dan contoh baru

Pada tahun 2020, badan usaha yang menggunakan angkutan transportasi mobil, harus mengisi waybill dengan sedikit perubahan.

Pengusaha perorangan yang menggunakan angkutan barang dalam pekerjaannya diwajibkan, serta organisasi komersial, untuk mengisi waybill. Jika mereka berspesialisasi dalam penyediaan jasa angkutan motor, maka formulir tersebut harus dikeluarkan untuk satu hari.

Dalam hal pengusaha perorangan mengirimkan pengemudi dalam perjalanan bisnis, maka dokumen tersebut dikeluarkan untuk seluruh durasi perjalanan tersebut. Jika seorang pengusaha perorangan menggunakan truk untuk mengangkut barang untuk keperluan pribadi, maka ia berhak mengeluarkan formulir kepada pengemudi yang dibuat selama sebulan.

Untuk tahun 2020, waybill harus memuat catatan dari mekanik tentang pengecekan kendaraan. Tandanya mungkin sebagai berikut:

  1. “Mobil itu secara teknis bagus. Keberangkatan diperbolehkan."
  2. "Lulus pemeriksaan pra-perjalanan terhadap kondisi teknis."

Saat ini, undang-undang menyetujui bentuk waybill khusus untuk pengusaha perorangan PG-1. Mereka juga dapat menggunakan formulir terpadu 4-P atau 4-S dalam pekerjaan mereka, atau secara mandiri mengembangkan formulir untuk diri mereka sendiri, yang harus sepenuhnya memenuhi persyaratan Peraturan No. 152.

Pengusaha perorangan harus mempertimbangkan prosedur pengisian formulir yang ditetapkan dan diabadikan di tingkat legislatif.

Jika mereka tidak memenuhi persyaratan ini, mereka tidak akan dapat memasukkan ke dalam biaya semua biaya yang dikeluarkan untuk bahan bakar, sehingga mereka tidak dapat mengurangi dasar pengenaan pajak.

Saat mengisi formulir mereka sendiri, pengusaha perorangan harus menunjukkan perincian wajib berikut:

  1. Nama dokumen dan nomor serinya.
  2. Tanggal kedaluwarsa waybill. Jika dikeluarkan untuk 1 hari, maka tanggalnya ditunjukkan. Dalam hal formulir diisi selama sebulan, periode penerbitan lembar ditunjukkan.
  3. Informasi tentang pemilik kendaraan angkutan ditunjukkan. Misalnya, nama lengkap, nomor telepon kontak, alamat pos.
  4. Semua data kendaraan dimasukkan: modifikasi, tipe, nomor, seri dari plat nomor.
  5. Pembacaan speedometer ditunjukkan.
  6. Tanggal dan waktu keberangkatan, serta kedatangan di bengkel, ditempelkan pembacaan odometer.
  7. Waktu dan tanggal kontrol kondisi teknis truk (sebelum perjalanan) ditunjukkan.
  8. Data tentang pengemudi, nama lengkapnya, waktu dan tanggal pemeriksaan kesehatan (sebelum dan sesudah penerbangan) dimasukkan.
  9. Tanda tangan dan segel (stempel) dari semua orang yang bertanggung jawab dibubuhkan.

Pengusaha perorangan berhak menempatkan rincian tambahan dalam formulir tersebut, sesuai dengan peraturan Peraturan No. 152.

Penalti

Pelanggar pada tahun 2020 akan dikenakan penalti, yang jumlahnya ditentukan oleh Kode Pelanggaran Administratif yang berlaku di wilayah tersebut Federasi Rusia. Jika, dalam proses pemeriksaan truk yang bergerak di sekitar pemukiman atau di luarnya, petugas polisi lalu lintas mengungkapkan tidak adanya waybill, atau dokumen yang tidak diisi dengan benar, mereka akan memberikan sanksi yang sesuai kepada pengemudi.

Biasanya, seseorang yang mengemudikan truk tanpa waybill didenda 500 rubel, sesuai dengan Pasal 12.3 Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia.

Badan hukum untuk mengatur pergerakan angkutan barang tanpa dokumentasi yang dilakukan dengan benar akan didenda 100.000 rubel, sesuai dengan Pasal 12.31.1 Kode Pelanggaran Administratif Rusia. Pengusaha perorangan dapat dikenakan penalti keuangan, yang jumlahnya bervariasi dalam kisaran 20.000 - 100.000 rubel, sesuai dengan Pasal 12.31.1 Kode Pelanggaran Administratif.

Bagaimana waybill diproses? Detail ada di video.

Setiap organisasi swasta dan publik harus secara jelas mendokumentasikan semua kegiatannya. Banyak bentuk, bentuk, dan aturan khusus telah dikembangkan untuk tujuan ini. Jika diamati dan surat-surat diisi tepat waktu, pengusaha tidak akan mengalami masalah baik dengan struktur inspeksi maupun dengan otoritas pajak, yang dapat memberikan pembebasan dari biaya pajak penghasilan pribadi. Apalagi banyak pertanyaan dari pebisnis pemula yang disebabkan oleh aturan pengisian waybill (PL) dan perubahannya. Hari ini kami akan memberi tahu Anda cara mengisi dokumen-dokumen penting ini dengan benar, dan juga memberikan kepada Anda sampel formulir paling umum yang dirancang untuk melepaskan kendaraan dalam penerbangan.

Beberapa kata tentang PL

Aturan pengisian harus dipatuhi oleh setiap perusahaan yang menggunakan kendaraan dalam kegiatan utama atau sekundernya. Tanpa dokumen ini, yang diisi dengan benar, tidak ada satu kendaraan pun yang berhak melakukan penerbangan. Cukup sering, perusahaan memberi kompensasi kepada karyawannya yang menggunakan untuk tujuan kerja transportasi pribadi, biaya bahan bakar. Mereka dikonfirmasi dengan bantuan waybill, selain itu, petugas polisi lalu lintas yang menghentikan mobil berhak meminta surat-surat ini, yang menunjukkan data angkutan, pengemudi dan tujuan rute.

Dengan bantuan dokumen-dokumen ini, organisasi mana pun menghapus biaya bahan bakarnya dan menerima pembebasan pajak penghasilan pribadi untuk jangka waktu tertentu. Dalam kasus di mana aturan pengisian waybill tidak diikuti, pengusaha bahkan dapat dimintai pertanggungjawaban secara administratif dan pidana.

Menarik kesimpulan dari hal tersebut di atas, dapat dikatakan bahwa waybill bukan sekedar formulir, melainkan dokumen penting yang mencerminkan semua data tentang kendaraan, orang yang mengendarainya, rutenya, dan sebagainya. Pelaksanaan yang benar dari surat-surat tersebut menjamin perusahaan tidak ada masalah dengan otoritas pajak dalam hal laporan tahunan dan audit mendadak.

Klasifikasi

Saat ini, ada beberapa jenis dokumen yang kami minati, berlaku untuk transportasi apa pun yang kami kenal. Berdasarkan hal tersebut, tujuan kapal selam dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

  • angkutan penumpang;
  • transportasi khusus;
  • kendaraan kargo;
  • taksi penumpang;
  • bis.

Setiap formulir memiliki penunjukan alfanumeriknya sendiri. Misalnya, aturan pengisian waybill 4-C terkait dengan angkutan barang. Secara umum, hampir semua formulir memiliki prosedur pengisian yang identik, namun tergantung pada spesialisasi kendaraan, mungkin ada sedikit tambahan.

Bentuk PL individu

Tidak setiap organisasi cocok untuk formulir terpadu yang dikembangkan oleh lembaga pemerintah. Terkadang beberapa kolom ternyata tidak berguna untuk perusahaan tertentu, sehingga pengembangan bentuk PL individu dapat diterima.

Mereka harus berisi perincian wajib yang diberikan oleh undang-undang, sisanya dapat ditambahkan atau dihapus atas permintaan pimpinan perusahaan. Bagaimanapun, formulir seperti itu dianggap legal dan dapat diserahkan atas permintaan ke lembaga pemerintah terkait.

Masa berlaku dokumen

Menurut aturan pengisian waybill harus menunjukkan masa berlaku. Harus diingat bahwa formulir terpadu digunakan tidak lebih dari dua puluh empat jam. Dalam kasus khusus, catatan harus dibuat di kolom tambahan. Namun untuk formulir perseorangan, masa berlakunya diperpanjang menjadi tiga puluh hari.

Nuansa ini perlu diketahui semua orang yang terlibat dalam verifikasi dan eksekusi kapal selam.

Kolom wajib

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, setiap formulir harus menyertakan sejumlah detail tetap, yang tanpanya dianggap tidak valid. Dalam hal ini, spesialisasi kendaraan tidak menjadi masalah. Misalnya, aturan pengisian formulir waybill 3 untuk mobil menyiratkan penyertaan sekumpulan kolom dan sel tertentu dalam formulir:

  1. Nomor.
  2. Nama.
  3. Masa berlaku formulir.
  4. Informasi tentang karyawan organisasi yang mengoperasikan kendaraan:
  • Nama lengkap pengemudi yang akan mengerjakan kendaraan yang ditentukan;
  • tanggal dalam format angka, dan waktu dalam format jam dan menit, saat dilakukan pemeriksaan kesehatan pengemudi sebelum dan sesudah perjalanan.

5. Detil Deskripsi kendaraan bekas:

  • jenisnya;
  • model;
  • model trailer dan semi-trailer (bila tidak ada, kolom tidak diisi);
  • nomor pendaftaran TS;
  • jarak tempuh awal dan tanda pada kilometer yang ditempuh setelah akhir shift kerja;
  • informasi tentang keberangkatan penerbangan dan akhir pekerjaan (tanggal dan waktu).

6. Data pemilik kendaraan.

Selain kolom yang terdaftar, pengusaha mana pun dapat menambahkan detail yang diperlukan untuknya. Mereka dapat mengungkapkan, misalnya, jenis aktivitas perusahaan atau data lainnya atas kebijaksanaan manajemen.

Waybills: sampel, aturan pengisian

Jika Anda berencana menggunakan formulir terpadu untuk pekerjaan Anda, sampel kami akan membantu Anda menavigasi pengisian dokumen. Perlu diingat bahwa itu adalah dua sisi. Oleh karena itu, jangan lupa untuk memasukkan data di belakang lembar setelah pengemudi kembali dari penerbangan.

Dalam organisasi besar, orang-orang yang terlatih khusus dilibatkan dalam mengisi dokumen semacam itu, mereka juga membebaskan pengemudi dan kendaraan di jalur tersebut. Dalam organisasi yang lebih kecil, di mana tidak sepenuhnya hemat biaya untuk memelihara spesialis semacam itu, kewajiban ini diberikan kepada siapa pun. Misalnya, untuk seorang akuntan atau kepala perusahaan.

Karyawan yang terlibat dalam PL harus paham dengan semua aturan dan inovasi yang diperkenalkan. Di bagian artikel selanjutnya, kami akan memberi tahu Anda tentang seluk-beluk aturan pengisian waybill. mobil penumpang. Secara terpisah, kami akan menganalisis kapal selam yang ditujukan untuk bus dan truk.

Isi contoh

Ini adalah salah satu opsi paling sederhana yang tidak mengandung kesulitan. Namun, bagi seorang pemula, aturan pengisian waybill untuk sebuah mobil mungkin tampak membingungkan yang tidak perlu. Memang, seringkali bentuk yang bersatu menakutkan dengan grafik dan detail yang melimpah. Jadi, mari kita lihat sisi depan dari formulir penting ini.

Di kiri atas lembar, Anda harus memasukkan tanggal keberangkatan penerbangan, nama organisasi (persis seperti yang tertulis di dokumen konstituen), data lengkap tentang pengemudi dan mobil. Waktu keberangkatan dari tempat parkir dan kembali dari rute, dicatat oleh operator, juga ditunjukkan. Informasi tentang pemeriksaan kesehatan pengemudi dan data penanggung jawab prosedur yang dilakukan juga sering dimasukkan di sini.

Di sisi kanan formulir biasa, kode dimasukkan dari dokumen konstituen organisasi, nomor formulir itu sendiri (diatur secara sewenang-wenang, tetapi berurutan, mulai dari yang sebelumnya), jarak tempuh, data dari orang yang memeriksa teknis kondisi kendaraan, dan merek bahan bakar. Juga, jumlah bahan bakar dan pelumas yang dikeluarkan dimasukkan di sini, jika ini diterima di perusahaan.

Di bagian bawah formulir tanda tangan, cantumkan orang yang memberikan mobil yang dapat diservis dan pengemudi yang menerima kendaraan tersebut.

Sisi sebaliknya diisi oleh penanggung jawab yang menerima mobil setelah penerbangan. Ini menunjukkan rute, waktu tempuh, jarak tempuh. Data ini ditandatangani oleh pengemudi. Terkadang seorang akuntan atau kepala organisasi menghitung gaji karyawan di kolom khusus, tetapi perincian ini tidak wajib.

Aturan pengisian waybill bus

Dokumen terpadu ini adalah nomor enam, selain kolom wajib yang sudah dijelaskan di bagian sebelumnya, beberapa lagi telah ditambahkan. Perlu diingat bahwa tanpa mereka, formulir tersebut tidak dianggap diisi dengan benar, dan oleh karena itu, tidak akan diperhitungkan di otoritas pajak.

Dalam waybill seperti itu, informasi tentang pengemudi dan kondektur ditunjukkan. Nama belakang dan inisial kedua orang, serta nomor sertifikat mereka, masuk ke dalam kolom. Nomor rute dan nama diperlukan. Terkadang dokumen ini berisi tanda atau tugas khusus untuk pengemudi.

Karena bus berangkat untuk penerbangan pada shift pertama dan kedua, waybill berisi kolom yang diisi oleh operator saat berangkat dan kembali ke garasi setiap shift.

Truk

Pertama-tama, harus diperhatikan bahwa tiga bentuk terpadu telah dibuat untuk kendaraan angkutan:

  • Untuk pekerjaan borongan. Formulir ini digunakan saat mengangkut dengan tarif borongan, saat pengemudi mengetahui tarifnya dan, di akhir shift kerja, dapat melihat gajinya di belakang waybill.
  • Termasuk tarif per jam. Dalam hal ini jenis tarif tertera pada dokumen, kemudian upah dihitung berdasarkan hasil perjalanan.
  • Transportasi antar kota. Formulir ini ditandai dengan garis merah khusus dan jarang digunakan. Paling sering digunakan saat bekerja dengan barang ekonomi nasional.

Aturan pengisian waybill untuk truk mencakup banyak kolom dan dianggap paling sulit. Baris berikut tidak berubah:

  • kolom atau brigade;
  • trailer;
  • orang yang menemani;
  • tempat penerimaan dan pengiriman kargo;
  • karakteristik kargo;
  • tonase kargo;
  • jumlah penerbangan dengan kargo yang dinyatakan, yang merupakan tugas pengemudi;

Biasanya, orang yang ditunjuk secara khusus terlibat dalam persiapan dokumen penting tersebut, di perusahaan transportasi konten mereka sangat penting.

Inovasi dalam aturan

Tahun ini, aturan pengisian waybill telah berubah. Beberapa ahli mengklaim bahwa mereka bahkan telah menyederhanakan pekerjaan para spesialis. Namun ada pula yang menganggap aturan baru pengisian waybill lebih rumit dari aturan sebelumnya. Bagaimanapun, setiap pengusaha yang bekerja menggunakan kendaraan yang berbeda harus mengetahuinya.

Sebelumnya, mereka yang mengeluarkan mobil di jalur tersebut harus membubuhkan stempel bulat perusahaan pada dokumen tersebut. Sekarang ini dianggap opsional, tetapi data perusahaan dan pemilik mobil harus dimasukkan ke dalam kolom. Tanpa mereka, formulir tidak memiliki kekuatan hukum.

Aturan yang berlaku sejak tanggal dua puluh enam Februari tahun ini menunjukkan bahwa informasi tentang inspeksi teknis mobil yang ditandatangani oleh orang yang bertanggung jawab. Data ini diisi untuk semua jenis kendaraan.

Kesalahan dalam mengisi PL: apa akibatnya

Jangan remehkan pentingnya mengisi dokumen-dokumen ini dengan benar. Misalnya, ada kasus ketika pengusaha perorangan sedang dalam proses pengadilan dengan otoritas pajak karena penolakan untuk memotong pajak penghasilan pribadi. Layanan Pajak Federal menyatakan bahwa penggugat menggunakan mobil tersebut untuk keperluan pribadi, karena waybill tidak diisi dengan benar, sehingga tidak dapat dipertimbangkan dalam kasus tersebut.

Kasus-kasus lain juga umum terjadi, yang tidak akan kami kembangkan, di mana kesalahan ofensif dan dangkal dalam dokumen menjadi fatal. Oleh karena itu, kami sangat menyarankan Anda untuk lebih memperhatikan dokumentasi dan menggunakan jurnal khusus. Kami akan membicarakannya di bagian artikel selanjutnya.

Menyimpan jurnal perjalanan

Jika Anda bekerja dengan kendaraan, maka Anda mengeluarkan dan menerima waybill dalam jumlah besar per hari. Pergerakan mereka harus dilacak dengan jelas di jurnal, yang biasanya dipegang oleh orang yang bertanggung jawab atas pelepasan mobil.

Dokumen ini terdiri dari teks dan bagian tabular. Aturan pengisian jurnal waybill cukup jelas, namun tidak boleh diabaikan. Hal ini dapat merugikan karyawan yang lalai dan perusahaan.

Pada halaman judul, kode lengkap dan OKPO selalu diisi, dan jangka waktu penggunaan jurnal juga ditunjukkan. Bagian tabular berisi sel-sel berikut:

  • nomor dan tanggal penerbitan PL;
  • informasi tentang karyawan yang mengemudikan kendaraan dan nomor personelnya;
  • nomor kendaraan yang diberikan di garasi;
  • tanda tangan pengemudi, operator dan akuntan.

Jangan lupa bahwa jurnal harus memiliki penomoran yang berkelanjutan dan benar-benar memperhitungkan semua waybill yang dikeluarkan untuk periode yang tertera pada judul. Setelah mengisi dokumen yang dicap kepala, ia pun membubuhkan tanda tangannya. kemudian petugas yang bertanggung jawab mengedipkan magasin dan menyimpannya.

Karyawan yang bertanggung jawab ditunjuk hanya oleh kepala perusahaan. Ini dapat dilakukan atas perintah atau ditentukan nuansa ini dalam kontrak kerja. Ingatlah bahwa kekuasaan selalu dapat dialihkan ke karyawan lain melalui urutan organisasi berikutnya.

Selain itu, tanggung jawab ini dapat dialihkan ke organisasi pihak ketiga yang menyediakan layanan tersebut berdasarkan kontrak.

Alih-alih sebuah kesimpulan

Kami telah mencoba mengumpulkan informasi terbaru untuk Anda tentang topik yang disebutkan, yang akan berguna bagi pemula dan profesional. Kami berharap setelah membaca artikel ini Anda tidak memiliki pertanyaan yang belum terjawab tentang pengisian PL.

Jika angkutan barang dibayar berdasarkan tarif satuan, formulir waybill 4-c diterapkan. Dokumen tersebut membantu menghitung dengan benar jumlah upah yang harus dibayarkan kepada pengemudi dan menampilkan biaya bahan bakar. Pengisian makalah ini dibagi menjadi beberapa tahap.

  • Seri dan nomor pada formulir diatur secara sewenang-wenang dan juga diperbaiki
  • Setelah tanggal tunjukkan kode karya;
  • Di baris "Brigade" dan "Kolom", nomor divisi armada yang dimiliki oleh mobil atau pengemudi;
  • Jalur data kendaraan: merek mobil dan nomor registrasi (negara bagian dan garasi);
  • Data pengemudi: nama belakang dengan inisial, nomor SIM, nomor sesuai rapor, kelas pengemudi;

Jika ada dua pengemudi, maka dua waybill diisi, atau kedua pengemudi disebutkan dalam satu dokumen.

Waybill of a truck form 4-c - contoh pengisian untuk OJSC:

Contoh waybill form 4-s.
  • Jika ada lisensi, kolom yang sesuai diisi dengan seri dan nomor kartu lisensi, ditunjukkan jenisnya (terbatas atau standar);
  • Di kolom trailer, nomor negara bagian dan garasi trailer atau semi-trailer dimasukkan;
  • Pada baris "Pendamping", nama dengan inisial semua karyawan yang menemani truk dan data dokumen yang menjadi dasar dilakukannya pengawalan dicatat;
  • Pada kolom pekerjaan pengemudi dan mobil, dimasukkan informasi tentang waktu keberangkatan dan waktu kembalinya mobil ke wilayah armada;
  • Kolom "Penugasan kepada pengemudi" dimaksudkan untuk catatan tentang lokasi pelanggan;
  • Baris "Di pembuangan siapa" menunjukkan kepada pelanggan orang yang harus dihubungi oleh pengemudi kargo. Salinan surat kuasa untuk orang ini selanjutnya dapat dilampirkan pada faktur;
  • "Waktu kedatangan" mengacu pada jam dan menit kedatangan kendaraan di lokasi pelanggan. Untuk penerbangan beberapa hari, jadwal waktu yang ditentukan dalam kontrak ditetapkan di kolom ini;
  • Kolom 20 dan 21 mencerminkan alamat yang sebenarnya dari titik pemuatan dan pengiriman kargo;
  • Baris "Jarak" dimaksudkan untuk data panjang rute. Informasi tentang jarak tempuh dapat diperoleh secara gratis di bursa transportasi online manapun;
  • Tentukan berat kargo dalam ton;
  • Di baris "Keluarkan bahan bakar", jumlah bahan bakar yang diperlukan untuk pengoperasian dimasukkan dengan kata-kata. Ini memperhitungkan bahan bakar yang tidak terpakai selama beberapa hari terakhir.

Jika perusahaan menggunakan percetakan dalam pekerjaannya, maka dokumen tersebut wajib dicap. Waybill truk pengusaha perorangan yang mengatur transportasi kargo dapat dikeluarkan tanpa segel yang sesuai, yang tidak dianggap sebagai pelanggaran.

Cara menukar truk dengan mobil penumpang dan apa saja yang dibutuhkan untuk itu, bisa Anda baca

Formulir waybill truk 4-c: aturan dasar pengisian


H lalu isi sebelum berangkat?

  1. Bagian Aliran Bahan Bakar harus diselesaikan oleh kapal tanker atau teknisi bahan bakar dan pelumas. Kolom pada bagian tersebut menunjukkan informasi tentang bahan bakar yang diterima berdasarkan fakta, di kolom 12 - jumlah bahan bakar yang tersisa di tangki;
  2. Di sisi depan waybill ditempel tanda pemeriksaan kesehatan pengemudi. Inspeksi dan tanda yang sesuai - kompetensi orang yang berwenang dengan pendidikan kedokteran;
  3. Spesialis dari departemen kontrol teknis mencatat "pembacaan Speedometer" dan waktu sebenarnya yang ditinggalkan mobil untuk tugas tersebut;
  4. Koran itu juga mencatat informasi tentang kondisi kendaraan yang sebenarnya.

Jika ada kerusakan yang terjadi selama pekerjaan, operator juga memasukkan informasi "Tanda" tentang perbaikan yang dilakukan di sepanjang jalan, suku cadang yang digunakan dan jumlah biaya untuk itu.

Formulir waybill truk 4-c - Anda dapat mengunduh formulir

Apa yang harus diisi saat kembali ke armada?

  1. Di bagian “Pekerjaan kendaraan dan trailer”, perjalanan yang dilakukan, jumlah bahan bakar yang dikonsumsi, waktu yang dihabiskan untuk bekerja dan jarak tempuh yang sebenarnya dicatat;
  2. Dalam “Pergerakan bahan bakar”, mekanik OTK menambahkan informasi tentang jumlah bahan bakar yang tersisa. Karyawan yang bertanggung jawab atas bahan bakar dan pelumas memastikan pengiriman residu;
  3. Setelah mengevaluasi kondisi mesin (memuaskan atau tidak memuaskan), diberi tanda di kolom "Menyerah" dengan tanda tangan mekanik QCD.

Anda dapat mengetahui cara mengisi jurnal formulir kasir-operator km-4 dan mengunduh contoh dokumen ini, Anda dapat


Contoh pengisian waybill untuk truk.

Apa yang diisi oleh pengirim?

  1. Di kolom "Zero mileage", operator memasukkan data jarak tempuh dari gerbang armada ke tempat pemuatan dan dari titik bongkar ke garasi;
  2. Faktor perubahan laju mencatat perubahan konsumsi bahan bakar. Informasi tentang waktu pengoperasian mesin dan pengoperasian peralatan khusus dicatat berdasarkan informasi yang terdokumentasi. Setelah mengisi kolom yang sesuai, operator mengesahkannya dengan tanda tangannya;
  3. Terakhir, "Urutan pelaksanaan tugas" diisi. Pengontrol mencatat jumlah total penerbangan yang dilakukan.

Dan jenis bisnis apa yang paling menguntungkan selama masa krisis, Anda dapat membaca artikel baru kami di tautan.

Baris "Dokumen pengangkutan barang dalam jumlah" menunjukkan jumlah waybill yang diserahkan oleh pengemudi. Pengemudi mobil menandatangani di bidang "Lewati pengemudi", operator juga menandatangani di bidang "Diterima".

Cara mengisi waybill untuk truk pengusaha perorangan dan badan hukumdalam program 1CAnda bisa mengetahuinya di video berikut:

Setiap keberangkatan kendaraan barang dari garasi organisasi harus disertai dengan tanda terima "voucher". Dengan demikian, pengemudi menerima dokumen yang memasukkan semua data tentang perjalanan yang akan datang. Berdasarkan itu, dibuat rute yang harus diikuti pengemudi di jalan raya.

Undang-undang mewajibkan pengemudi untuk selalu memiliki "voucher". Seringkali, petugas polisi lalu lintas, selain dokumen lain, juga memeriksa ketersediaan waybill. Atas permintaan mereka, pengemudi wajib memberikan selembar untuk verifikasi. Secara alami, waybill yang dijalankan dengan benar dianggap valid.

Dengan bantuan waybill, rute dilacak. Ini juga memungkinkan Anda untuk menghitung jarak tempuh kendaraan angkutan. Selain itu, informasi tentang cara kerja pengemudi dicatat di sini. Berapa banyak waktu yang dia habiskan di jalan, saat dia meninggalkan garasi, saat dia memasukkan mobil ke dalamnya. Berkat informasi ini, pengemudi dibayar gaji. Dari sini dapat disimpulkan bahwa waybill yang harus dimiliki pengemudi di jalan raya dianggap sebagai dokumen yang tidak kalah pentingnya dengan SIM, STNK, TTN.

Voucher digunakan tidak hanya di perusahaan khusus yang bergerak di bidang angkutan barang. Dokumen ini harus dilengkapi di organisasi mana pun yang memiliki armada mobil perusahaan sendiri. Satu-satunya perbedaan di sini adalah organisasi angkutan motor diharuskan menggunakan formulir yang dirancang khusus. Perusahaan lainnya diizinkan, dengan mengandalkan pesanan internal, untuk secara mandiri mengembangkan bentuk "kupon".

Banyak dokumen pertanggungjawaban yang ketat, yang harus ada di departemen akuntansi organisasi, juga menyertakan waybill. Seperti yang Anda ketahui, tanpa dokumen utama, departemen akuntansi tidak berhak menghapus dana dan menampilkan berbagai transaksi bisnis.

Pada hari mobil meninggalkan garasi, operator membuat waybill. Sesaat sebelum berangkat, pengemudi menerimanya di tangannya. Di akhir shift kerja, pengemudi harus menyerahkan “voucher”. Jika ini tidak dilakukan, pengemudi tidak akan bisa mendapatkannya keesokan harinya, masing-masing, tidak berhak meninggalkan garasi.

Jangan lupa bahwa truk membutuhkan banyak uang. Misalnya, untuk setiap seratus kilometer MAZ 5516 membutuhkan sekitar 30 liter solar. Traktor pabrikan asing akan membutuhkan lebih banyak lagi. Di sini Anda dapat menambahkan ganti oli, ganti ban mahal, dll. Pemeliharaan. Akibatnya, perusahaan menghabiskan jumlah yang cukup besar, yang harus dihapuskan secara resmi. Waybill memungkinkan Anda melakukan ini.

(Video: “Menerbitkan waybill”)

Selain menghapus bahan bakar dan pelumas, dokumen tersebut memungkinkan akuntan menghitung gaji pengemudi. Wajar jika dia sendiri yang tertarik untuk mendapatkan "voucher". Jika karena alasan tertentu tidak diterima, penerbangan ini tidak akan diperhitungkan saat menghitung gaji.

Jenis waybill untuk truk

Tentu saja, Anda dapat mengembangkan sendiri formulir untuk menyusun waybill. Namun, banyak perusahaan menggunakan formulir standar untuk tujuan ini, yang nyaman dan familiar bagi banyak organisasi. Terlepas dari ini, formulir harus berisi daftar data dasar:

  • nama dokumen;
  • tanggal registrasi;
  • nama perusahaan yang membuat tiket;
  • uraian transaksi bisnis;
  • posisi karyawan yang bertanggung jawab atas pendaftaran;
  • tanda tangan pengemudi yang melakukan transaksi bisnis.

Untuk truk, tiga jenis waybill digunakan:

Formulir No.4

Formulir ini digunakan jika angkutan barang bersifat antarkota. Sisi depan dokumen memiliki garis merah, yang menunjukkan bahwa transportasi jarak jauh sedang berlangsung.

Formulir No. 4-p

Bentuknya disebut "berbasis waktu". Tarif berbasis waktu digunakan untuk menghitung upah untuk pekerjaan. Dapat digunakan saat bekerja dengan dua pelanggan sekaligus.

  • Formulir No.4-c

Dokumen dikeluarkan untuk transportasi yang pembayarannya dilakukan dengan tarif per satuan dengan tarif seragam. Di antara informasi lainnya, berisi data tentang perusahaan yang memiliki kendaraan pengangkut barang.

Sisi depan

  • tanggal penyelesaian dan judul dokumen;
  • nama, alamat, mode operasi perusahaan, detail kontaknya;
  • informasi tentang kendaraan. Nomor negara bagian, merek kendaraan, nomor garasinya, dan informasi lainnya harus ada di sini;
  • rincian pengemudi yang membawa barang. Nama lengkap, seri dan nomor SIM dimasukkan di sini;
  • tanggal keberangkatan kendaraan, waktu pengoperasiannya, jumlah kilometer yang ditempuh, waktu kedatangan di garasi;
  • informasi bahan bakar: volume yang diterima, biaya dan saldonya;
  • tugas khusus yang ditetapkan untuk pengemudi pada penerbangan ini, yaitu alamat pengiriman kargo;
  • tanda tangan pengemudi dan penanggung jawab, yang meliputi pekerja medis yang memeriksa pengemudi, operator, inspektur, dan mekanik yang memeriksa kelayakan mobil.

Sisi belakang

Ini berisi informasi tentang kemajuan tugas. Tidak hanya tertera tanggal keberangkatan dan kedatangan di tempat tujuan, tapi juga data speedometer, nama penerima kargo, potongan TTN, berapa walker yang dibuat, rutenya. Perhatian khusus ada baiknya memberikan informasi tambahan:

  • jika ada downtime, alasan dan waktunya ditunjukkan;
  • apakah ada perbedaan antara norma dan bahan bakar yang sebenarnya dikonsumsi;
  • berapa banyak waktu perjalanan yang menyimpang dari yang direncanakan.

Unduh formulir dan sampel dalam formulir 4-P

Sisi depan

Tanggal persiapan dokumen ditunjukkan, serta judulnya. Selain itu, Anda harus memasukkan kode OKPO, nama perusahaan, dan detail kontaknya. Masukkan informasi tentang mobil, nomornya, merek, dan informasi lainnya. Jika penggunaan cuplikan tersirat, tunjukkan informasi tentangnya. Informasi tentang pengemudi juga diperlukan saat mengeluarkan "voucher". Di bawah ini adalah tabel yang juga perlu diisi:

  • informasi rinci terkait pengoperasian kendaraan dan pengemudi;
  • indikator yang terkait dengan pergerakan bahan bakar: tanda terima, pengeluaran, saldo;
  • waktu kedatangan, alamat tempat kedatangan dan nama perusahaan penerima, tugas lain yang dilakukan oleh pengemudi.

Juga ditandai di sini:

  • operator pada penerbitan bahan bakar dan tugas;
  • petugas kesehatan yang mengkonfirmasi penerimaan pengemudi untuk perjalanan;
  • seorang mekanik yang memeriksa kelayakan teknis kendaraan;
  • pengemudi, yang mengkonfirmasi penyelesaian tugas dan pengiriman mobil.

Selain itu, formulir tersebut memiliki blok khusus yang dirancang untuk tanda tambahan. Ini termasuk data tentang perbaikan, kecelakaan, atau situasi tak terduga lainnya yang dapat mengganggu rute.

Sisi belakang

Dirancang untuk menunjukkan urutan tugas yang diberikan kepada pengemudi. Nyatanya, di sinilah rute yang harus dia ikuti ditentukan. Informasi tambahan juga harus disertakan di sini:

  • tempat di mana pemuatan dan pembongkaran kargo akan dilakukan;
  • waktu dan tanggal keberangkatan dan kedatangan;
  • nomor TTN atau dokumen pelengkap lainnya;
  • nama perusahaan, baik pengirim maupun penerima, tanda tangan pegawai yang bertanggung jawab.

Juga di bawah ini Anda dapat melihat kolom khusus yang dirancang untuk menandai apakah ada waktu henti pada rute, durasi dan alasannya. Jika pengemudi menggunakan lebih banyak bahan bakar atau tertunda untuk waktu yang lama, informasi ini tidak memungkinkan mereka untuk disalahkan.

Sisi belakang formulir memiliki bagian kedua, yang ditujukan untuk informasi tentang cara kerja pengemudi:

  • berapa banyak bahan bakar yang dikonsumsi;
  • total waktu kerja pengemudi dan mobil;
  • waktu yang dihabiskan untuk memuat / membongkar, jalan, waktu henti;
  • total jarak tempuh dan jumlah perjalanan;
  • volume kargo yang dikirim per shift;
  • besarnya gaji yang diterima pengemudi untuk shift tersebut.

Unduh formulir dan sampel dalam formulir 4-C

Urutan penyimpanan dokumen

Waybill termasuk dalam kategori dokumentasi utama yang harus disimpan dalam organisasi untuk jangka waktu tertentu. Biasanya, dokumen semacam itu disimpan selama lima tahun. Namun, jika kita mempertimbangkan "voucher", ada beberapa nuansa yang menimbulkan masalah di banyak perusahaan.

Ya, masa simpan "voucher" untuk kendaraan dengan muatan yang meningkat adalah lima tahun. Namun harus diingat bahwa jika selama periode tersebut otoritas pengawas tidak melakukan pemeriksaan, maka dokumen tersebut tidak dapat dimusnahkan. Selain itu, jika pekerjaannya berbahaya, merugikan dan berat, pengemudi berhak menerima pensiun preferensial. Seringkali waybill itulah satu-satunya konfirmasi dari fakta ini. Dalam situasi seperti itu, itu harus disimpan setidaknya selama 75 tahun.

Setibanya, pengemudi memberikan "voucher" kepada akuntan. Itu dapat disimpan di sini, atau disumbangkan ke arsip organisasi. Mempertimbangkan semua fiturnya, lembar tersebut disimpan di sini hingga tiba saatnya untuk menghapusnya. Biasanya, dokumen semacam itu harus disimpan di ruangan terpisah, yang dilengkapi dengan lemari kosong atau rak khusus. Agar dokumen kertas tidak rusak selama penyimpanan jangka panjang, jendela digantung dengan tirai tebal. Untuk tujuan ini, banyak organisasi melengkapi ruang bawah tanah untuk arsip.



Contoh formulir formulir 4-C

(fungsi(w, d, n, s, t) ( w[n] = w[n] || ; w[n].push(function() ( Ya.Context.AdvManager.render(( blockId: "R-A -136785-1", renderTo: "yandex_rtb_R-A-136785-1", async: true )); )); t = d.getElementsByTagName("script"); s = d.createElement("script"); s .type = "text/javascript"; s.src = "//an.yandex.ru/system/context.js"; s.async = true; t.parentNode.insertBefore(s, t); ))(ini , this.document, "yandexContextAsyncCallbacks");

Bagaimana cara mengisi waybill untuk truk? - formulir

Waybill untuk pengemudi truk adalah salah satu dokumen yang harus selalu ada di dalam mobil, bersama dengan bill of lading, SIM, dan STNK. Kami telah mempertimbangkan topik di portal situs, dan dalam artikel ini kami akan menulis tentang apa itu waybill untuk truk.

Tujuan dari dokumen ini adalah untuk membenarkan biaya pemeliharaan dan penyusutan armada organisasi.

Truk membutuhkan lebih banyak biaya untuk perawatan dan pengisian bahan bakar, akibatnya, semua ini menghasilkan jumlah yang sangat besar. Nilailah sendiri - dump truck MAZ 5516 memakan sekitar 30 liter solar per seratus kilometer, GAZ 3307 - 16-18 liter bensin, traktor impor seperti MAN, Mercedes, Volvo, Iveco, dan lainnya juga tidak berbeda dalam selera sederhana - 30-40 liter per 100 km. Tambahkan di sini biaya perbaikan, penggantian oli, ban mahal yang bocor dan aus - jumlahnya sangat besar.

Waybill juga memungkinkan pengemudi untuk menghitung gajinya dengan benar, yang jumlahnya mungkin bergantung pada jarak tempuh atau total waktu yang dihabiskan untuk mengemudi.

Formulir waybill untuk truk

Sampel pengisian disajikan di sini, Anda dapat mengunduh formulir sampel kosong kosong di bagian paling bawah halaman.

Hingga saat ini, ada beberapa bentuk lembaran yang disetujui pada tahun 1997:

  • bentuk 4-c;
  • bentuk 4-p;
  • bentuk ke-4.

Formulir 4-c berlaku jika gaji pengemudi adalah pekerjaan borongan - jarak tempuh dan jumlah penerbangan yang dilakukan per shift diperhitungkan.

Formulir 4-p - digunakan untuk upah waktu, biasanya formulir ini dikeluarkan jika perlu melakukan pengiriman ke beberapa pelanggan.

Jika mobil tersebut melakukan tugas untuk penyelenggaraan angkutan antarkota, maka pengemudi dikeluarkan formulir No.4.

Ada juga bentuk waybill khusus untuk pengusaha perorangan dan badan hukum. Semuanya tidak akan kami sentuh, karena prinsip pengisiannya hampir sama, apalagi ada perintah dari Badan Statistik Negara yang tentunya diketahui oleh para akuntan.

Mengisi waybill untuk truk

Lembaran tersebut dikeluarkan untuk satu hari kerja, kecuali saat mobil dikirim dalam perjalanan bisnis yang jauh. Nomor lembar dan tanggal penyelesaiannya dimasukkan dalam buku catatan khusus, yang menjadi tanggung jawab operator.

(fungsi(w, d, n, s, t) ( w[n] = w[n] || ; w[n].push(function() ( Ya.Context.AdvManager.render(( blockId: "R-A -136785-3", renderTo: "yandex_rtb_R-A-136785-3", async: true )); )); t = d.getElementsByTagName("script"); s = d.createElement("script"); s .type = "text/javascript"; s.src = "//an.yandex.ru/system/context.js"; s.async = true; t.parentNode.insertBefore(s, t); ))(ini , this.document, "yandexContextAsyncCallbacks");

Informasi tentang tanggal keberangkatan dimasukkan ke waybill, jenis tugas ditunjukkan - perjalanan bisnis, bekerja sesuai jadwal, bekerja di akhir pekan atau liburan, kolom, brigade dan sebagainya. Kemudian informasi yang tepat tentang mobil tersebut ditunjukkan: nomor registrasi, merek, nomor garasi. Ada juga kolom untuk trailer, yang juga memuat nomor registrasinya.

Pastikan untuk memasukkan data pengemudi, nomor dan seri SIM-nya. Jika ada orang yang menemani - pengirim barang atau mitra - perinciannya ditunjukkan.

Sebelum mobil meninggalkan wilayah pangkalan, kepala mekanik (atau orang yang menggantikannya) harus mengkonfirmasi dengan tanda tangannya tentang kemudahan servis kendaraan, dan pengemudi membubuhkan tanda tangannya, membenarkan fakta ini. Mulai saat ini, semua tanggung jawab atas mobil dan barang-barangnya ada pada dia dan orang-orang yang menyertainya.

Ada kolom terpisah untuk menunjukkan jarak tempuh pada saat berangkat dari pangkalan dan kembali. Pergerakan bahan bakar juga dijelaskan secara detail: perpindahan di awal shift, jumlah kupon pengisian bahan bakar atau pengisian bahan bakar di jalan, perpindahan di penghujung hari kerja. Jenis bahan bakar juga ditunjukkan - DT, A-80, A-92, dll.

Menyelesaikan tugas

Kesulitan dapat menyebabkan kolom "Tugas untuk pengemudi". Di sini ditunjukkan alamat pelanggan, nomor catatan pengiriman untuk pengiriman barang dimasukkan (untuk formulir 4-p), catatan pelanggan dengan stempel dan tanda tangannya bahwa mobil itu benar-benar pada titik ini dan itu waktu. Selain itu, di sini perlu diperhatikan jarak ke setiap tujuan, tonase - berapa berat barang yang dikirim ke pelanggan tertentu), nama barang - makanan, suku cadang, peralatan.

Jika pengiriman pesanan tidak dapat diselesaikan dalam satu perjalanan, jumlah persis perjalanan ditunjukkan di kolom "jumlah perjalanan".

Dalam bentuk 4-p juga terdapat kupon sobek yang digunakan oleh perusahaan untuk menyajikan tagihan kepada pelanggan untuk layanan pengiriman barang. Pelanggan menunjukkan di sini semua data tentang kendaraan, waktu pengiriman, waktu bongkar, menyimpan satu salinan untuk dirinya sendiri, mentransfer yang lain dengan pengemudi ke perusahaan.

Pengemudi atau pendamping harus memeriksa dengan cermat kebenaran pengisian waybill dan kupon sobek.

Perhitungan waktu dan jarak tempuh

Saat truk kembali ke pangkalan, operator menerima semua dokumentasi, menghitung jarak tempuh, total waktu perjalanan, dan konsumsi bahan bakar. Berdasarkan informasi tersebut, gaji pengemudi dihitung.

Jika terjadi kerusakan, operator memasukkan informasi tentang perbaikan yang dilakukan, biayanya, suku cadang bekas (filter, selang, roda, dll.) Di kolom "Tanda".

Anda dapat mengunduh formulir di sini.